Comme l'y autorise l'article 24 de la loi du 6 janvier 1978, la CNIL a publié une "norme simplifiée" qui permet d'alléger les formalités administratives pour être autorisé à procéder à l'écoute et l'enregistrement des conversations téléphoniques du personnel sur le lieu de travail. La norme, qui vaut autorisation pour quiconque déclare s'y conformer, a été publiée ce mardi au Journal Officiel, en tant que délibération n° 2014-474 du 27 novembre 2014.
Elle autorise les entreprises et les administrations à écouter et enregistrer les conversations téléphoniques des agents et employés, avec toutefois un certain nombre de réserves. Notamment :
- Les écoutes et enregistrements doivent être "ponctuels" et donc ne peuvent pas avoir de caractère "permanent ou systématique", y compris pour les salariés qui seraient en période d'essai. Toutefois la CNIL se garde de fixer un critère chiffré, que ce soit en quantité brute ou en proportion d'appels enregistrables ;
- Il n'est pas autorisé de croiser les enregistrements avec des données provenant d'une capture d'écran du poste informatique de l'employé ;
- Les enregistrements doivent uniquement servir à la formation des employés, leur évaluation ou "l'amélioration de la qualité du service" ;
- L'enregistrement vidéo est proscrit dans le cadre de la norme simplifiée (c'est-à-dire il faut solliciter une autorisation complémentaire) ;
- Les employés et leurs interlocuteurs doivent être informés de la possibilité d'enregistrement, et d'une série d'informations complémentaires (finalité, catégories de données traitées, destinataires, transfert hors UE le cas échéant, droit d'accès…).
- Les enregistrements doivent être effacés au maximum 6 mois après leur collecte, et conservés avec "toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données", notamment d'identification des personnes autorisées à y avoir accès.
En outre, la CNIL précise que la norme simplifiée s'applique également aux "documents d'analyse, tels que les comptes-rendus ou les grilles d'analyse réalisés dans le cadre des écoutes et des enregistrements". Elle précise que les données collectées dans ce cadre doivent être "adéquates, pertinentes et non excessives" au regard des finalités définies, et qu'elles ne peuvent porter que sur les données identifiant l'employé et l'évaluateur, les informations techniques de l'appel (date, heure, durée), et l'évaluation professionnelle correspondante.
(Photo : CC TruckPR)
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