À Marolles-les-Braults, dans la Sarthe, les habitants peuvent effectuer leurs démarches en ligne à toute heure. Derrière cette mairie qui se présente comme « ouverte 24h/24 », il y a surtout une volonté de simplifier le quotidien des usagers et de libérer du temps pour les agents.
Trouver un créneau pour aller en mairie quand on travaille toute la semaine relève parfois du casse-tête. À Marolles-les-Braults, commune sarthoise d’environ 2 000 habitants, c’est précisément ce public que l’on espère mieux accompagner. « On a du mal à toucher la population active, on ne la voit pas beaucoup en mairie », explique à Numerama Jonathan Cholet, directeur général des services.
Avec l’entreprise Nouvelle Époque, la commune a développé un espace citoyen permettant de déposer un dossier d’urbanisme, de réserver une salle des fêtes ou de gérer les inscriptions à la cantine depuis son ordinateur ou son téléphone.
Elle revendique ainsi le titre de « première mairie de France ouverte 24h/24 et 7j/7 ». Une formule à comprendre au sens numérique : les agents ne passent pas leurs nuits derrière le guichet, mais les habitants peuvent engager leurs démarches sans attendre son ouverture.
Digitaliser la première mairie de France
Le projet ne répond pas, au départ, à une demande explicite des administrés. Il naît du constat que les horaires des services municipaux s’accordent mal avec ceux d’une partie de la population, et d’une rencontre sur les réseaux sociaux.
« Nouvelle Époque avait un projet de digitaliser en totalité la première mairie ou ville de France », raconte Jonathan Cholet. Son intérêt pour les nouvelles technologies et le soutien du maire font le reste. Après un premier contact fin juillet, le travail commence véritablement fin août. Deux mois plus tard, la commune dispose d’un outil commun aux habitants et aux agents.
La commune affirme avoir transposé en ligne l’ensemble des démarches proposées à son guichet, dans les limites de ce que permet la réglementation. Cela ne signifie pas que toutes peuvent être achevées à distance, ni qu’une demande déposée le dimanche sera immédiatement validée. Certains dossiers nécessitent toujours un examen par les agents et certaines formalités, une présence physique. « Demain pour se marier, il va bien falloir encore venir physiquement en mairie », ironise Jonathan Cholet.
À la cantine, deux heures de tâches administratives en moins
Pour comprendre ce que change le dispositif, il faut aussi regarder du côté des agents. La mairie indique avoir regroupé dans une seule interface des tâches auparavant réparties entre plusieurs logiciels. L’objectif est notamment d’éviter de recopier les mêmes informations d’un outil à l’autre.
L’exemple le plus concret se trouve à la cantine scolaire. Les parents peuvent désormais signaler l’absence de leur enfant jusqu’à 8 h 30 le matin. Le nombre de repas à préparer est ensuite transmis automatiquement aux équipes, avec une répartition par service et par classe. Les informations nécessaires à la comptabilité suivent le même chemin.
« On avait une responsable de cantine qui passait une heure le matin à relever les présents et les absents dans les classes, et une heure l’après-midi à transmettre à la comptabilité », rapporte Jonathan Cholet. Selon lui, ce temps peut désormais être consacré aux enfants ou à des projets axés sur le contact humain.
À l’échelle de la mairie, qui compte six personnes, le directeur général des services estime que ces automatisations permettront de dégager l’équivalent du travail d’au moins deux agents. Il s’agit d’une estimation des gains à venir, avec un impératif qu’il tient à préciser : « Il ne s’agit pas du tout de supprimer des postes. » Le temps libéré doit permettre de mieux accompagner les habitants, notamment les familles en deuil ou les personnes qui constituent un dossier d’urbanisme.
Cette transformation passe aussi par des agents qui ont connu plusieurs générations d’outils. Jonathan Cholet prend l’exemple d’Isabelle, qui a « connu la machine à écrire ». À deux ans de la retraite, elle propose d’elle-même des améliorations pour la plateforme, raconte-t-il : « Ça balaie un peu les préjugés. » Pour le directeur général des services, l’âge des équipes ne saurait être un frein à la modernisation.
L’intelligence artificielle, elle, occupe une place très mesurée. Selon la collectivité et Nouvelle Époque, elle intervient uniquement via un chatbot propulsé par les modèles français de Mistral AI pour répondre aux questions basiques des usagers. Pour le reste, il s’agit d’automatisation classique de flux et de génération documentaire.
L’inspiration Apple : fermer l’écosystème pour verrouiller les données
Sur le volet technique, Nouvelle Époque assume une approche radicale : bâtir un environnement hermétique. Avant cette refonte, le site municipal tournait sous WordPress, une plateforme jugée trop exposée aux attaques automatisées. L’entreprise a donc développé son propre code propriétaire modulaire, déployé sur un serveur dédié par collectivité et hébergé chez OVH en France.
« On a imaginé l’écosystème d’Apple, où la marque a un système fermé, protégé et maîtrise toute la chaîne », détaille Alison Tartary, directrice générale de Nouvelle Époque. Pour pousser cette logique d’isolation, la société indique avoir banni Microsoft 365 ainsi que les solutions tierces non française, et prévoit même de déployer prochainement un système d’exploitation propriétaire sur mesure pour verrouiller les postes de travail municipaux. Il ne s’agit pas d’une condition pour bénéficier de leurs services, mais cela est encouragé par l’entreprise.
Selon celle-ci, la réduction de la surface d’attaque passe également par la suppression des comptes locaux : la mairie ne stocke ni identifiants ni mots de passe. L’authentification citoyenne repose exclusivement sur FranceConnect, tandis que les agents utilisent ProConnect. « Les données appartiennent à la mairie, les logiciels qu’on fait appartiennent à la mairie », martèle Alison Tartary, rappelant que chaque serveur dispose d’une sauvegarde et d’une machine de secours en cas d’incident. Si ce cloisonnement élimine de nombreuses failles courantes, un code fermé conçu par une structure restreinte ne garantit pas pour autant une inviolabilité absolue.
Côté budget, la commune rémunère la prestation sous la forme d’un abonnement annuel. Jonathan Cholet assure que la résiliation des huit contrats antérieurs compensera largement la facture. Les montants précis n’ayant pas été communiqués, il reste toutefois impossible de chiffrer l’économie nette réalisée à ce stade.
Le guichet reste ouvert, lui aussi
Reste l’enjeu de la fracture numérique : que deviennent les administrés réfractaires aux écrans ou dépourvus de connexion ? Jonathan Cholet insiste sur le maintien de l’accueil physique.
Pour éviter les décrochages, la commune a installé une grande tablette tactile munie d’un clavier à l’accueil de la mairie. Les usagers en difficulté y sont guidés par un agent. « On ne fait pas à leur place », souligne le responsable territorial. L’objectif est d’accompagner l’apprentissage pour rendre l’administré autonome sur d’autres portails publics, comme Ameli ou les impôts.
Marolles-les-Braults espère désormais faire figure d’exemple auprès d’autres collectivités. L’expérimentation montre qu’une petite commune peut revoir ses processus informatiques de fond en comble, à condition d’accompagner les agents comme les citoyens dans la transition. Nouvelle Époque indique de son côté être en contact avec « 5 à 6 » communes souhaitant franchir le cap d’ici la fin d’année.
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